Datenschutzhinweise Microsoft Teams

1. Zweck der Verarbeitung

Wir nut­zen das Tool „Micro­soft Teams“, um Tele­fon­kon­fe­ren­zen, Online-Mee­tings, Video­kon­fe­ren­zen und/oder Web-Kon­fe­ren­zen durch­zu­füh­ren (nach­fol­gend: „Online-Mee­tings“). „Micro­soft Teams“ ist ein Ser­vice der Micro­soft Corporation.

2. Verantwortlicher

Ver­ant­wort­li­cher für Daten­ver­ar­bei­tung, die im unmit­tel­ba­ren Zusam­men­hang mit der Durch­füh­rung von „Online-Mee­tings“ steht, ist die PHYSEC GmbH.

Hin­weis: Soweit Sie die Inter­net­sei­te von „Micro­soft Teams“ auf­ru­fen, ist der Anbie­ter von „Micro­soft Teams“ für die Daten­ver­ar­bei­tung ver­ant­wort­lich. Ein Auf­ruf der Inter­net­sei­te ist für die Nut­zung von „Micro­soft Teams“ jedoch nur erfor­der­lich, um sich die Soft­ware für die Nut­zung von „Micro­soft Teams“ herunterzuladen.

Wenn Sie die „Micro­soft Teams“-App nicht nut­zen wol­len oder kön­nen, kön­nen Sie „Micro­soft Teams“ auch über Ihren Brow­ser nut­zen. Der Dienst wird dann inso­weit auch über die Web­site von „Micro­soft Teams“ erbracht.

3. Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nut­zung von „Micro­soft Teams“ wer­den ver­schie­de­ne Daten­ar­ten ver­ar­bei­tet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, wel­che Anga­ben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teil­nah­me an einem „Online-Mee­ting“ machen.

Fol­gen­de per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten sind Gegen­stand der Verarbeitung:

Anga­ben zum Benut­zer: z. B. Anzei­gena­me („Dis­play name“), ggf. E‑Mail-Adres­se, Pro­fil­bild (optio­nal), bevor­zug­te Sprache

Mee­ting-Meta­da­ten: z. B. Datum, Uhr­zeit, Mee­ting-ID, Tele­fon­num­mern, Ort

Text‑, Audio- und Video­da­ten: Sie haben ggf. die Mög­lich­keit, in einem „Online-Mee­ting“ die Chat­funk­ti­on zu nut­zen. Inso­weit wer­den die von Ihnen gemach­ten Text­ein­ga­ben ver­ar­bei­tet, um die­se im „Online-Mee­ting“ anzu­zei­gen. Um die Anzei­ge von Video und die Wie­der­ga­be von Audio zu ermög­li­chen, wer­den ent­spre­chend wäh­rend der Dau­er des Mee­tings die Daten vom Mikro­fon Ihres End­ge­räts sowie von einer etwai­gen Video­ka­me­ra des End­ge­räts ver­ar­bei­tet. Sie kön­nen die Kame­ra oder das Mikro­fon jeder­zeit selbst über die „Micro­soft Teams“-Applikationen abschal­ten bzw. stummstellen.

4. Umfang der Verarbeitung

Wir ver­wen­den „Micro­soft Teams“, um „Online-Mee­tings“ durch­zu­füh­ren. Wenn wir „Online-Mee­tings“ auf­zeich­nen wol­len, wer­den wir Ihnen das vor­her trans­pa­rent mit­tei­len und – soweit erfor­der­lich – um eine Zustim­mung bitten.

Die Cha­tin­hal­te wer­den bei der Ver­wen­dung von Micro­soft Teams pro­to­kol­liert. Datei­en, die Benut­zer in Chats frei­ge­ben, wer­den im One­Dri­ve for Busi­ness-Kon­to des Benut­zers gespei­chert, der die Datei frei­ge­ge­ben hat. Die Datei­en, die Team­mit­glie­der in einem Kanal frei­ge­ben, wer­den auf der Share­Point-Web­site des Teams gespeichert.

Eine auto­ma­ti­sier­te Ent­schei­dungs­fin­dung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

5. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten von Beschäf­tig­ten der PHYSEC GmbH ver­ar­bei­tet wer­den, ist § 26 BDSG die Rechts­grund­la­ge der Daten­ver­ar­bei­tung. Soll­ten im Zusam­men­hang mit der Nut­zung von „Micro­soft Teams“ per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten nicht für die Begrün­dung, Durch­füh­rung oder Been­di­gung des Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis­ses erfor­der­lich, gleich­wohl aber ele­men­ta­rer Bestand­teil bei der Nut­zung von „Micro­soft Teams“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechts­grund­la­ge für die Daten­ver­ar­bei­tung. Unser Inter­es­se besteht in die­sen Fäl­len an der effek­ti­ven Durch­füh­rung von „Online-Mee­tings“.
Im Übri­gen ist die Rechts­grund­la­ge für die Daten­ver­ar­bei­tung bei der Durch­füh­rung von „Online-Mee­tings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Mee­tings im Rah­men von Ver­trags­be­zie­hun­gen durch­ge­führt werden.
Soll­te kei­ne ver­trag­li­che Bezie­hung bestehen, ist die Rechts­grund­la­ge Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Inter­es­se an der effek­ti­ven Durch­füh­rung von „Online-Mee­tings“ zur Ver­mei­dung von per­sön­li­chen Kon­tak­ten und des Infektionsschutzes.

6. Empfänger / Weitergabe von Daten

Per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten, die im Zusam­men­hang mit der Teil­nah­me an „Online-Mee­tings“ ver­ar­bei­tet wer­den, wer­den grund­sätz­lich nicht an Drit­te wei­ter­ge­ge­ben, sofern sie nicht gera­de zur Wei­ter­ga­be bestimmt sind. Beach­ten Sie bit­te, dass Inhal­te aus „Online-Mee­tings“ wie auch bei per­sön­li­chen Bespre­chungs­tref­fen häu­fig gera­de dazu die­nen, um Infor­ma­tio­nen mit Kun­den, Inter­es­sen­ten oder Drit­ten zu kom­mu­ni­zie­ren und damit zur Wei­ter­ga­be bestimmt sind.
Wei­te­re Emp­fän­ger: Der Anbie­ter von „Micro­soft Teams“ erhält not­wen­di­ger­wei­se Kennt­nis von den o.g. Daten, soweit dies im Rah­men unse­res Auf­trags­ver­ar­bei­tungs­ver­tra­ges mit „Micro­soft Teams“ vor­ge­se­hen ist.

7. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Eine Daten­ver­ar­bei­tung außer­halb der Euro­päi­schen Uni­on (EU) erfolgt grund­sätz­lich nicht, da wir unse­ren Spei­cher­ort auf Rechen­zen­tren in der Euro­päi­schen Uni­on beschränkt haben. Wir kön­nen aber nicht aus­schlie­ßen, dass das Rou­ting von Daten über Inter­net­ser­ver erfolgt, die sich außer­halb der EU befin­den. Dies kann ins­be­son­de­re dann der Fall sein, wenn sich Teil­neh­men­de an „Online-Mee­ting“ in einem Dritt­land aufhalten.
Die Daten sind wäh­rend des Trans­ports über das Inter­net jedoch ver­schlüs­selt und somit vor einem unbe­fug­ten Zugriff durch Drit­te gesichert.

8. Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Daten­schutz­be­auf­trag­ten benannt.
Sie errei­chen die­sen wie folgt: datenschutz@physec.de

9. Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Aus­kunft über die Sie betref­fen­den per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten. Sie kön­nen sich für eine Aus­kunft jeder­zeit an uns wenden.

Bei einer Aus­kunfts­an­fra­ge, die nicht schrift­lich erfolgt, bit­ten wir um Ver­ständ­nis dafür, dass wir ggf. Nach­wei­se von Ihnen ver­lan­gen, die bele­gen, dass Sie die Per­son sind, für die Sie sich ausgeben.

Fer­ner haben Sie ein Recht auf Berich­ti­gung oder Löschung oder auf Ein­schrän­kung der Ver­ar­bei­tung, soweit Ihnen dies gesetz­lich zusteht.
Schließ­lich haben Sie ein Wider­spruchs­recht gegen die Ver­ar­bei­tung im Rah­men der gesetz­li­chen Vorgaben.

Ein Recht auf Daten­über­trag­bar­keit besteht eben­falls im Rah­men der daten­schutz­recht­li­chen Vorgaben.

10. Löschung von Daten

Wir löschen per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten grund­sätz­lich dann, wenn kein Erfor­der­nis für eine wei­te­re Spei­che­rung besteht. Ein Erfor­der­nis kann ins­be­son­de­re dann bestehen, wenn die Daten noch benö­tigt wer­den, um ver­trag­li­che Leis­tun­gen zu erfül­len, Gewähr­leis­tungs- und ggf. Garan­tie­an­sprü­che prü­fen und gewäh­ren oder abweh­ren zu kön­nen. Im Fal­le von gesetz­li­chen Auf­be­wah­rungs­pflich­ten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jewei­li­gen Auf­be­wah­rungs­pflicht in Betracht.

11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten durch uns bei einer Auf­sichts­be­hör­de für den Daten­schutz zu beschweren.

12. Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir über­ar­bei­ten die­se Daten­schutz­hin­wei­se bei Ände­run­gen der Daten­ver­ar­bei­tung oder bei sons­ti­gen Anläs­sen, die dies erfor­der­lich machen. Die jeweils aktu­el­le Fas­sung fin­den Sie stets auf die­ser Internetseite.

13. Weitere Informationen zum Datenschutz der Microsoft Corporation

https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

https://www.microsoft.com/de-de/trust-center

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